ti parlo prima di tutto da organizzatore,visto che ancora non ho mai volato:
Ti faccio notare che la cosa che più vi farà impazzire saranno le frequenze,se raggiungerete grandi numeri di iscritti.
Tra 40Mhz,35 e 72 avete 40 canali da usare.
Ora,andando ad intuito,mi pare che ci siano delle attività anche "a terra" che si fanno a radio accesa(non so,tipo centratura squadrette,altre robe che non so)in particolare per chi magari è meno esperto.
Questo vuol dire che dovrete organizzare sessioni delimitate nel tempo,per le attività dedicate(imparare una nuova figura,piuttosto che gara di acrobazie o chi lo tiene più su...

...)
Ma soprattutto vuol dire dedicare altrettanta attenzione all'organizzazione laboratori/discussioni teorico-pratiche sulla progettazione e costruzione,per tutti gli n-40 che in quel momento non stanno volando.
Una convention di almeno 3-4 gg potrebbe essere meglio e più versatile.
Contattate prima delle persone che sono disposte a tenere lezioni o presentare progetti,create un programma PRIMA dell'inizio,di modo che chi viene non si trova un programma "improvvisato"(che comunque un po' lo sarà)
Chiamate un paio di grandi nomi per esibizioni nel dopo-pranzo(dato che dopo aver mangiato ad un agriturismo la cosa più faticosa che si può fare coi pollici è schiacciare i tasti del telecomando...